Оформление личных дел работников актуальные вопросы. На предприятии имеются личные дела работников, датируемые 2. Как поступать с такими делами До принятия Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Состав документов личного дела определялся Примерной Инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Инструкция Порядке Ведения Личных Дел Рб' title='Инструкция Порядке Ведения Личных Дел Рб' />Состав документов личного дела и порядок их систематизации в указанных документах отличался от установленного Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. На этом основании можно сделать вывод, что в 2. Представляется, что сформированные на предприятии дела с заявлениями и в ряде случаев копиями приказов о приеме и увольнении нельзя рассматривать в качестве личных дел, т. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. Документы личного дела помещаются в отдельную. ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учт. Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26. Первоначально в личное. Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности. В то же время положения Инструкции Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке. Инструкция Порядке Ведения Личных Дел Рб' title='Инструкция Порядке Ведения Личных Дел Рб' />Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. Инструкция согласована с Министерством труда и. Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников наниматели обязаны обеспечить формирование и ведение личных дел определенных категорий работников, указанных в п. Инструкции. Сформированные в соответствии с установленными требованиями личные дела имеют срок хранения 7. Какой датой закрывать личное дело датой выдачи приказа либо датой увольнения Как быть, когда дата издания приказа и дата увольнения не совпадают Согласно подп. Основных правил датой дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личное дело считается сформированным после включения в него копии приказа о приеме на работу назначении на должность и закрывается после включения в него копии приказа об увольнении. На этом основании в п. Инструкции по делопроизводству. Дата приказа об увольнении освобождении будет являться датой окончания ведения личного дела. При этом дата приказа об увольнении и дата увольнения работника могут не совпадать, так же, как и дата приказа о приеме на работу и дата приема на работу. Сведения о периоде работы в организации конкретного работника будут отражены в копиях соответствующих приказов, включенных в личное дело, и в дополнении к личному листку по учету кадров. Где необходимо хранить заявления и уведомления о предоставлении отпускаСогласно п. Инструкции по делопроизводству распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров. Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов, если они не подлежат включению в состав личного дела работника, формируются в отдельное дело, для которого устанавливается срок хранения 3 года на основании п. Перечня 2. 00. 6. Заявления, уведомления, иные документы, послужившие основанием для предоставления отпуска, в состав личного дела работника не включаются, поэтому должны формироваться в отдельное дело, заголовок которого может быть сформулирован следующим образом Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу заявления, уведомления, докладные записки и др. Если на предприятии есть работники, которые отбывают наказание в виде исправительных работ по решению суда, то нужно ли на них заводить личные дела, если они не являются специалистами Согласно п. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личные дела ведутся на работников, занимающих должности руководителей и специалистов, в том числе научных работников, государственных служащих и др. Необходимость ведения личных дел на другие категории работников нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрена и определяется организациями самостоятельно. На этом основании заводить личные дела на работников, отбывающих наказание в виде исправительных работ по решению суда, если они не являются специалистами, необязательно. Следует ли в личном листке по учету кадров заполнять графу 1. Выполняемая работа., если работник является внешним совместителем и, соответственно, запись об этой работе в его трудовую книжку не вносится В соответствии с п. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников. Исходя из п. 2 указанной Инструкции, личные дела должны быть заведены на работников соответствующей категории независимо от того, является ли для них работа в данной организации основной работой или работой по совместительству. В нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствуют также какие. Как правильно оформить ее личное дело в этом случае Данный вопрос нормативными правовыми актами Республики Беларусь не регулируется. Вместе с тем согласно ст. Трудового кодекса Республики Беларусь при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить установленный комплекс документов, в который входит диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы. В случае несовпадения данных в предъявляемых гражданином документах например, фамилии в паспорте и дипломе, наниматель, иное уполномоченное им лицо работник кадровой службы вправе потребовать от гражданина предоставить документы, подтверждающие факт изменения фамилии свидетельство о заключении брака, копия решения суда свидетельство о расторжении брака, др. Работник кадровой службы имеет право также провести проверку подлинности диплома, направив соответствующий запрос в учреждение образования, его выдавшее. Согласно п. 6 и 1. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в личное дело включаются копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, которые должны быть заверены в установленном порядке. Порядок заверения копий документов, в том числе включаемых в состав личного дела, установлен п. Инструкции по делопроизводству. Обратим внимание, что в случае включения в личное дело ксерокопии диплома об образовании ее дополнительного удостоверения не требуется. На этом основании можно сделать вывод, что в личное дело работника должна быть включена копия диплома об образовании без оформления каких. Включаются ли в личные дела справки о свободном распределении молодых специалистов на практике возникают ситуации, когда молодой специалист увольняется и просит вернуть ему справку для трудоустройства на другую работу, в связи с чем ее приходится изымать из личного дела Прежде всего, обратим внимание на некорректность употребления в данной ситуации понятия молодой специалист, т. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в состав личного дела работника включаются разного рода направления на работу. Необходимость включения в личное дело работника указанных документов обусловлена наличием определенного рода льгот и гарантий для соответствующих лиц. Включение в состав личного дела справки о свободном распределении выпускника учреждения образования ни данной Инструкцией, ни иными актами законодательства не предусмотрено. Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2. Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учт. Обратите внимание Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем. Поэтому для вас круглосуточно работают. БЕСПЛАТНЫЕэксперты консультанты Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах ст. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учта решаются на усмотрение руководителя. Как должен оформляться журнал учта. Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведт журнал учта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы руководство и заместители эксперты компании работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности служащие с перспективой карьерного роста. Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений. Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учту кадров. Составляя подобную инструкцию Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно. Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел. Сформируйте реестр ответственных за базу данных. Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации при необходимости. Как сформировать документы в дело. Коды Марвин Готика 2 Возвращение здесь. Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего. Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение письменное согласие работника. Заполнение титульного листа образец. Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 1. Ф. И. О. Е оформляют в соответствии с п. Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чрного цвета. Правила формирования досье. Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов заполненная при приме на работу анкета заявление о приме на работу ксерокопия приказа копии страниц паспорта с пропиской и фотографией копии ИНН и СНИЛС документ об образовании персональная карточка и фотография рекомендации от предыдущих работодателей копия трудового договора опись содержимого папки. Дополнительные документы свидетельства о бракеразводерождении ребнка справки, приказы о переводе документы о премиях и штрафах справки об уровне дохода грамоты, дипломы прочие. Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся. Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см дела толще следует расформировать на два тома. Личное дело закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам. Как составить внутреннюю опись образец. Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию. В описи делают запись с указанием общего числа прикреплнных документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату. Образец заполнения описи. Наименования столбцов внутренней описи номер по журналу учта личных дел индекс документа согласно номенклатуре дата составления документа дата принятия документа в дело примечание. Оформление после увольнения сотрудника. Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив. Бланк внутренней описи находится здесь. Порядок учта и хранения документов в организации. Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учта, куда по порядку вносят номера каждого досье. Журнал учта личных дел образец. Книгу учта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы порядковый номер номер дела Ф. Бланк журнала учта здесь. Как вносить поправки в досье. Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определнный приказом директора, а в периоды отпуска исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации некорректную надпись зачркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок. Особенности хранения персональных дел. Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учт кадров. Продолжительность хранения дела в отделе кадров все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передатся в архив, и назначается новый срок хранения 7. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остатся в отделе кадров 1. Ознакомление с персональным досье. Личное дело не выдатся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов. Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учта. Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников. Сейчас открываю собственное дело и понимаю, как это непросто.